Booster la participation en réunion d’équipe

L'habitude est confortable. En réunion, elle produit un doux bruit de fond qui nous laisse sommeiller…alors comment réveiller les esprits ?
À retenir : 3 points clés
Varier les formats de réunions
L'ennemi n° 1 de la créativité, de l'échange d'idées ? L'ennui ! Et notamment l'ennui dans ces moments où nous serions justement censés faire pétiller notre cerveau, partager nos solutions, produire du nouveau...
Alors un impératif : bannir les réunions qui, d'une fois à l'autre, se ressemblent et bousculer les formats trop habituels.
Le champ des possibilités est inépuisable : se réunir debout, à l'extérieur, en visio même si on est au même endroit, pour une durée courte, avec ou sans animateur nommé, autour d'exercices nouveaux, avec des rôles donnés à chacun, avec ou sans support etc.
Le but n'est pas de faire original à tout pris mais de miser sur la surprise, de rompre avec le "toujours pareil" pour éveiller les esprits !
Proposer des "évasions pédagogiques"
Un court exercice, un jeu simple, une devinette…15 ou 20 minutes peuvent suffire pour s'animer ! Il peut s'agir d'un jeu de rôles pour prendre du recul à l'égard d'une situation relationnelle, d'une étude de cas pour mettre l'accent sur différentes façons de faire, d'un quizz, d'une production collective à réaliser… 
Le fil directeur : impliquer et éviter à tout prix le monologue de l'information descendante.     
Donner de l'autonomie
Si l'on décide d'aborder un sujet sous un angle nouveau voire ludique, alors il convient de favoriser la liberté dans les " productions " et dans les débats. Idéalement, pas d'a-priori quant au résultat attendu.
On expose la consigne (la plus concise possible !), on laisse s'exprimer à l'intérieur du cadre, on débriefe, on conclut.       
Et, cerise sur le gâteau : on partage ses ressentis sur l'expérience que l'on vient de faire !
Idéalement, une expérience apprenante :)
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3   Bonne introduction ?
"Nous nous réunissons aujourd'hui au sujet du projet est/ouest. Voici les 5 points que nous allons traiter." Que pensez-vous de cette introduction ?
Elle est synthétique et on comprend bien quel est l'objet de la réunion.
En effet. Mais il manque le O de TOM : l'objectif (cf. réponse 2).
Il manque l'objectif de la réunion.
Oui, l'objectif doit être annoncé et centré sur l'intérêt des participants : "répondre à vos interrogations" ou bien "voir ce qu'il va nous apporter" etc.
Elle est incomplète : il faudrait décrire brièvement le projet.
Pas à ce stade. La présentation du projet se fera dans un second temps.
Elle annonce le plan.
Certes mais il manque l'objectif.
2 / 3   Un collaborateur peu participatif
Jean-Christophe, très réservé, ne participe pas en réunion. Il ne prend pas la parole et ne répond aux questions que par oui ou non. Que faites-vous ?
Rien. Vous ne voulez pas le mettre mal à l'aise.
Certes, l'obliger à s'exprimer n'est pas la solution ! Mais discuter avec lui de sa participation dans le groupe serait utile.
Vous le poussez à s'exprimer : "Jean-Christophe, tu n'as rien dit, qu'en penses-tu ?".
Vous pointez publiquement son manque de participation et risquez de le rendre encore plus réservé.
Vous abordez le sujet avec lui, en tête à tête : "tu prends rarement la parole lors de nos réunions".
Oui, l'objectif est de savoir ce qui freine Jean-Christophe et trouver comment l'aider.
Vous le nommez animateur de la prochaine réunion.
Un peu violent ! S'il est très réservé, il risque de vivre la situation comme une épreuve et de se fermer un peu plus.
3 / 3   Dérapage
Vous avez voulu que la réunion soit très participative et vous avez du mal à canaliser les débats, que faites-vous ?
Vous demandez : "revenons à notre objectif".
Recentrer est une bonne idée mais la forme est un peu brutale et risque de freiner la participation.
Vous laissez les participants s'exprimer, c'est le plus important.
Risqué ! Vous risquez de dépasser l'heure de fin et la réunion n'en sera pas forcément plus productive.
Vous dites : "merci de soulever tous ces sujets ! Je les note pour les aborder la fois prochaine. Il nous reste 15 minutes pour traiter notre thème du jour et conclure."
Oui, vous valorisez la participation et recentrez les débats sans fermer la porte à d'autres sujets.
Vous intervenez : "si vous digressez, nous n'aurons pas le temps de traiter notre sujet principal".
C'est à vous d'autoriser ou non la digression. Mieux vaudrait décider : "je voudrais que l'on revienne, pour aujourd'hui, à notre sujet principal".
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