Choisir ou subir ? Remplacer "je n'ai pas le temps" par "je ne prends pas le temps"
Le temps n'a pas le pouvoir de disparaître : il est d'une fidélité à toute épreuve ! Mais la question est bien de prendre ou non, à l’instant t, le temps de réaliser une tâche plutôt qu’une autre. Tâche à laquelle on donne la priorité car elle est essentielle à l’atteinte de mes objectifs, au respect de mes engagements.
Résister à la tyrannie de l'urgence
L'urgence est ce qui nous pousse, nous presse. "Les tâches urgentes réclament une intervention immédiate… L'attrait momentané qu'elles exercent les rend irrésistibles et importantes et elles dévorent toute notre énergie. Mais avec le recul, leur importance illusoire s'estompe. Il nous reste une sensation de perte et nous nous souvenons des tâches vitales que nous avons laissées de côté. Nous comprenons que nous sommes devenus esclaves de la tyrannie de l'urgence ". Charles Hummel.
Pour s'entraîner à résister, 3 questions :
. Vais-le faire parce que c'est vraiment urgent ou parce que c'est une solution de facilité ?
. Que se passera-t-il réellement si je ne cède pas au sentiment d'urgence ?
. Pendant que j'accomplirai cette tâche dite urgente, qu'est-ce que je laisserai de côté ?
Décider de ce qui doit être fait et quand le faire : adopter la matrice d'Eisenhower
C'est notre difficulté à distinguer l'important de l'urgent qui désorganise notre agenda.
Or, comme le soulignait Dwight D. Eisenhower, 34ème président des USA : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".
Un premier réflexe à développer
Organiser sa journée à partir des tâches importantes à réaliser, les "grosses pierres" qui concourent à l'atteinte de vos objectifs.
Comment saurai-je que j'ai été efficace ce mois-ci ? Cette semaine ? Aujourd'hui ?
Lister : qui attend quoi et quand? A qui dois-je répondre?
Décider de ce qui peut ne plus être fait ou fait moins parfaitement ou en moins de temps : votre présence à cette réunion est-elle absolument nécessaire ? Cette note de 3 pages pourrait-elle atteindre son but en 10 lignes ?...
Se demander régulièrement "ce que je m'apprête à faire est-il bien ce qui est, au moment où je vais le faire, le plus important au regard de la mission que j'ai à accomplir ?".
Adopter la loi de Carlson
Une fois vos priorités décidées, vous les installez dans votre agenda en prévoyant un créneau de travail continu "100% concentration". En effet, notre cerveau a besoin de temps pour fonctionner à plein régime sur une tâche. S’il est stoppé dans son élan, retour à la case départ, il reprend du temps pour se concentrer. En posant des créneaux «zéro dérangement». Vous mettrez alors 4 fois moins de temps pour terminer la tâche commencée.
A vous de choisir, en fonction de votre métier :
- la durée raisonnable des créneaux
- le moment où ils s'insèrent le mieux dans votre activité
- les tâches auxquelles les réserver
- la façon d'en informer votre entourage.