S'organiser pour traiter ses priorités

Est prioritaire ce qui a le droit de passer en premier. Ainsi, gérer son temps, c'est d'abord savoir ce qui mérite d'être fait. Mais s'agit-il vraiment de gérer son temps ou de se gérer soi-même ?
À retenir
Choisir ou subir ? Remplacer "je n'ai pas le temps" par "je ne prends pas le temps"
Le temps n'a pas le pouvoir de disparaître : il est d'une fidélité à toute épreuve ! Mais la question est bien de prendre ou non, à l’instant t, le temps de réaliser une tâche plutôt qu’une autre. Tâche à laquelle on donne la priorité car elle est essentielle à l’atteinte de mes objectifs, au respect de mes engagements.
Résister à la tyrannie de l'urgence
L'urgence est ce qui nous pousse, nous presse. "Les tâches urgentes réclament une intervention immédiate… L'attrait momentané qu'elles exercent les rend irrésistibles et importantes et elles dévorent toute notre énergie. Mais avec le recul, leur importance illusoire s'estompe. Il nous reste une sensation de perte et nous nous souvenons des tâches vitales que nous avons laissées de côté. Nous comprenons que nous sommes devenus esclaves de la tyrannie de l'urgence ". Charles Hummel.
Pour s'entraîner à résister, 3 questions :
. Vais-le faire parce que c'est vraiment urgent ou parce que c'est une solution de facilité ?
. Que se passera-t-il réellement si je ne cède pas au sentiment d'urgence ?
. Pendant que j'accomplirai cette tâche dite urgente, qu'est-ce que je laisserai de côté ?
Décider de ce qui doit être fait et quand le faire : adopter la matrice d'Eisenhower

C'est notre difficulté à distinguer l'important de l'urgent qui désorganise notre agenda.
Or, comme le soulignait Dwight D. Eisenhower, 34ème président des USA : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".
Un premier réflexe à développer 
Organiser sa journée à partir des tâches importantes à réaliser, les "grosses pierres" qui concourent à l'atteinte de vos objectifs. 
Comment saurai-je que j'ai été efficace ce mois-ci ? Cette semaine ? Aujourd'hui ?
Lister : qui attend quoi et quand? A qui dois-je répondre?
Décider de ce qui peut ne plus être fait ou fait moins parfaitement ou en moins de temps : votre présence à cette réunion est-elle absolument nécessaire ? Cette note de 3 pages pourrait-elle atteindre son but en 10 lignes ?...
Se demander régulièrement "ce que je m'apprête à faire est-il bien ce qui est, au moment où je vais le faire, le plus important au regard de la mission que j'ai à accomplir ?".
Adopter la loi de Carlson
Une fois vos priorités décidées, vous les installez dans votre agenda en prévoyant un créneau de travail continu "100% concentration". En effet, notre cerveau a besoin de temps pour fonctionner à plein régime sur une tâche. S’il est stoppé dans son élan, retour à la case départ, il reprend du temps pour se concentrer. En posant des créneaux «zéro dérangement». Vous mettrez alors 4 fois moins de temps pour terminer la tâche commencée.
A vous de choisir, en fonction de votre métier :
- la durée raisonnable des créneaux
- le moment où ils s'insèrent le mieux dans votre activité
- les tâches auxquelles les réserver
- la façon d'en informer votre entourage.

Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3   Première question d'organisation ?
Vous vous apprêtez à planifier une tâche dans votre agenda : quelle principale question vous posez-vous ?
Combien de temps dois-je lui consacrer ?
Question importante mais dans un 2ème temps.
Comment dois-je m'y prendre ?
Réflexion utile mais après la question 3.
Cette tâche est-elle effectivement importante au regard de ma mission et/ou de mes objectifs ?
Oui, c'est la question du "pour quoi " avant le "comment".
Puis-je la déléguer ?
Pourquoi pas mais après vous être posé la question 3.
2 / 3   Débordé (e)
Vous ne parvenez pas à réaliser toutes les tâches que vous avez programmées dans la semaine. Que vous dites-vous ?
J'ai eu trop d'urgences à gérer.
Peut-être mais cela signifierait que vous ne les avez pas négociées.
Mes collègues et mon manager me dérangent trop souvent.
Est-ce parce qu'ils pensent que vous êtes en effet "dérangeable" ?
Je dois revoir ma façon de créer mes conditions favorables de travail.
Oui, peut-être s'agit-il de vous fixer moins de priorités, de faire mieux respecter vos créneaux de concentration, de revoir votre mission avec votre N+1...
3 / 3   Pour gérer vos priorités...
Vous décidez de mieux gérer vos priorités. Parmi les 3 actions suivantes, laquelle vous semble la plus efficace ?
Traiter les demandes au fur et à mesure.
A éviter ! Le traitement en temps réel vous empêche de hiérarchiser et de vous concentrer sur l’important.
Allouer un « budget temps », le plus court possible, à chaque tâche.
Oui, vous respecterez la loi de Parkinson : en vous donnant des limites, vous vous conditionnez à être efficace. Par exemple, la durée des réunions peut souvent être réduite de 30 à 50% !
Se déconnecter (téléphone, mail…) 1 jour entier par semaine.
Bonne idée.mais 1 jour par semaine est ambitieux ! Plus réaliste : des plages de déconnexion de 2H ou des demi-journées.
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