Bloquer (vraiment) un créneau de travail
C'est moi qui décide ! Faire respecter son agenda
A quoi bon une organisation rigoureuse si nous laissons notre entourage la piétiner par ses propres besoins et urgences ?
Je compare
Voici 2 situations tendues : dans chacune des 2 vidéos, comparez, analysez les approches de Dorothée et découvrez nos conseils !
À retenir
Respecter la loi de Carlson (on est beaucoup plus efficace en consacrant à une tâche une plage de travail continu, sans interruption), c'est positionner clairement dans son agenda un créneau lors duquel on ne sera pas dérangé. Créneau dédié à la réalisation d'une tâche importante donc à une "grosse pierre".
Faire respecter ce créneau passe par :
- l'information de nos interlocuteurs. Ils doivent savoir que vous n'êtes pas disponible : ce peut être un panneau (aimable !) sur votre bureau, un message "d'absence" sur votre boîte mail et vocale précisant à quel moment vous redevenez joignable, un back-ip organisé avec vos collègues, une salle réservée pour vous isoler...
- une pédagogie permanente : expliquer comment vous fonctionnez pour être efficace, donner du sens à votre démarche pour qu'elle soit mieux comprise, respecter vous-même la non-disponibilité de vos interlocuteurs...
On croit souvent que les autres viennent nous déranger...c'est aussi que nous leur en laissons l'opportunité !
Pratiquer le "oui conditionnel"
On a souvent du mal à dire non ! Pas grave, sauf demandes saugrenues ou injustifiées, il s'agit plutôt de dire oui sous conditions ! Remplacer "ce n'est pas possible" par "voilà ce qui serait possible..." :
- un délai plus adapté à la demande
- une partie de la tâche (ce qui est vraiment important, utile)
- une répartition en sous-tâches
- le support d'un collègue
- etc.
L'essentiel ? Se sentir légitime pour négocier les conditions (l'objectif est bien l'efficacité) puis respecter l'engagement pris puisqu'on l'a rendu tenable !
Challenger régulièrement ses priorités avec son N+1
Faire respecter son agenda c'est avant tout décider de consacrer un temps privilégié à la réalisation d'une tâche importante. Importante parce qu'elle concourt à l'atteinte de vos objectifs.
L'idéal est alors d'être en phase avec son N+1 : avez-vous la même vision de ce qui est important ? De ce qui est prioritaire ? Partagez-vous cette nécessité de faire passer la tâche avant tout le reste ?...
Si des points réguliers ne sont pas programmés avec votre manager, à vous de les provoquer !
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3
Une urgence !
10H15. Votre N+1 vous sollicite : "j'ai besoin de ces éléments pour 14H". Or, vous travaillez déjà sur le dossier JK, important et urgent. Que lui répondez-vous ?
Mais je ne peux pas travailler là-dessus pour cet après-midi, je dois donner mes réponses sur le dossier JK. ⚠
Mieux vaut discuter avec votre N+1 de l'impact de sa demande. C'est une démarche plus constructive.
OK, je m'en occupe, mais le timing est vraiment serré ! ⚠
Dommage ! Vous vous mettez la pression sans partager les conséquences de cette nouvelle urgence.
Préparer ces éléments pour cet après-midi implique que je reporte ma réponse dans le dossier JK. OK pour toi ? ✓
Oui, vous exposez clairement l'alternative et vous assurez du soutien de votre N+1.
Tu aurais dû me le demander plus tôt, j'aurais pu m'organiser. ⚠
Inutile ! Mais vous pouvez revoir votre façon de travailler ensemble pour éviter à l'avenir ce type de situations.
2 / 3
Un collègue impatient
Un collègue a pris la fâcheuse habitude de vous demander des réponses au dernier moment. Vous décidez que cela ne peut plus durer, que lui dites-vous ?
Tu me demandes toujours les choses au dernier moment, j'ai du mal à m'organiser ! ⚠
Certes mais pas sûr que votre collègue entende le message.
Je voudrais voir avec toi comment mieux fonctionner ensemble ; j'ai besoin d'un délai pour traiter tes demandes le mieux possible. ✓
Oui, vous mettez en évidence l'intérêt commun et allez poser des conditions acceptables pour vous deux.
Je ne peux pas te répondre dans le seconde, reviens vers moi dans 1H. ⚠
Cela ne réglera pas le problème de fond.
3 / 3
Interlocuteur mécontent
Un de vos interlocuteurs se plaint : "vous n'êtes jamais joignable !". Que répondez-vous ?
Je bloque en effet un créneau d'1H chaque jour lors duquel je ne suis pas joignable car j'ai besoin de me concentrer sur une tâche spécifique. ⚠
Peut-être n'est-il pas utile de vous justifier.
Je suis désolée de vous donner cette impression. Nous pouvons voir ensemble comment mieux fonctionner à partir de maintenant. ✓
Oui, sans vous justifier, vous entendez le mécontentement et proposez de trouver une solution : dans quel délai cet interlocuteur a-t-il généralement besoin d'une réponse ? Quel est le meilleur moment/moyen pour vous solliciter ?...
Je suis pourtant à mon poste de 8H30 à 17H30 et c'est la première fois que l'on me fait cette remarque. ⚠
Le propos est défensif et risque d'alimenter l'agacement de votre interlocuteur.
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