Forger sa propre position à l'égard de la communication par emails
Privilégier les échanges directs
On observe souvent une perte de contacts directs dans l'entreprise, un affaiblissement de la
synergie inter-équipes. Comment faire bouger les choses lorsque les habitudes sont déjà bien
installées ?
Je compare
À retenir : 3 points clés
Insuffler de nouvelles pratiques de communication impose d'avoir
soi-même une vision claire de la situation à transformer et du but à
atteindre : quelle est ma position à l'égard de la
communication par emails ?
Plus spécifiquement :
- quelle est la fréquence des emails dans notre communication aujourd'hui ?
- de quelle nature sont-ils ?
- quels sont ceux qui produisent généralement l'effet attendu et ceux qui ne font pas avancer ?
- en quoi sommes-nous satisfaits ou insatisfaits de ce mode de communication ?
- à quoi voudrais-je arriver ?
Plus spécifiquement :
- quelle est la fréquence des emails dans notre communication aujourd'hui ?
- de quelle nature sont-ils ?
- quels sont ceux qui produisent généralement l'effet attendu et ceux qui ne font pas avancer ?
- en quoi sommes-nous satisfaits ou insatisfaits de ce mode de communication ?
- à quoi voudrais-je arriver ?
Impliquer l'équipe dans la réflexion
Les membres de l'équipe trouvent probablement des avantages et
des inconvénients dans la communication par emails. Il s'agit d'en faire
un sujet d'échange, tant pour partager un diagnostic de
la situation que pour définir un objectif commun qui prenne sens
au niveau collectif : qu'avons-nous à améliorer ensemble et dans quel
but ?
Lancer une première phase d'expérimentation
Il n'y a sûrement pas de solution universelle pour favoriser le
changement mais des étapes d'expérimentation à définir. On peut par
exemple proposer à l'équipe de travailler à l'atteinte,
dans un temps donné, d'un premier objectif :
- n'utiliser l'email que pour tel ou tel type de sujet (notamment les informations factuelles),
- n'envoyer qu'un mail sur un même sujet et prendre son téléphone ou se déplacer s'il n'a pas permis de traiter la question,
- ne jamais répondre par email à une critique,
- ...
Il s'agira alors de dresser un bilan de cette première étape avant d'aller plus loin.
- n'utiliser l'email que pour tel ou tel type de sujet (notamment les informations factuelles),
- n'envoyer qu'un mail sur un même sujet et prendre son téléphone ou se déplacer s'il n'a pas permis de traiter la question,
- ne jamais répondre par email à une critique,
- ...
Il s'agira alors de dresser un bilan de cette première étape avant d'aller plus loin.
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3
Constat d'improductivité !
Vous trouvez que l'utilisation de l'email est devenu contreproductif. Au sein de votre équipe mais aussi avec les autres départements. Que faites-vous ?
Vous adressez un mail général pour alerter sur le phénomène "trop de mails".
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⚠
Peu de chances que vous soyez entendu...par voie mail !
Vous proposez à vos pairs de lancer un groupe de travail "moins de mails" avec des collaborateurs de chaque équipe.
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✓
Oui, bonne idée d'impliquer vos collègues et les collaborateurs eux-mêmes.
Vous faites réfléchir vos collaborateurs sur les solutions pour communiquer autrement.
⚠
⚠
Pourquoi pas mais mieux vaudrait associer leurs collègues des autres départements.
Vous établissez une charte de bonnes pratiques de l'email.
⚠
⚠
La charte aura plus d'impact si elle est rédigée par les équipes.
2 / 3
Traiter les problèmes
Vous observez que la plupart des problèmes sont gérés par mail, ce qui génère des tensions. Que faites-vous ?
Vous demandez à votre équipe de respecter des règles : pas de couleur ni de majuscule, du factuel...
⚠
⚠
Mieux vaudrait aider l'équipe à répondre oralement.
Vous demandez à l'équipe de prendre son téléphone dès que la tension monte.
⚠
⚠
Demande pertinente mais qui risque d'être sans effet si les collaborateurs ne sont pas à l'aise dans la gestion des tensions.
Vous demandez à un membre de l'équipe qui décroche son téléphone pour traiter les problèmes de montrer à l'équipe comment il pratique.
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⚠
Idée intéressante mais dans un 2ème temps (à associer à réponse 4) car ce qui est efficace pour l'un ne l'est pas forcément pour tous.
Vous organisez un training d'équipe pour, à partir de situations concrètes, transformer les réponses par email en réponses orales.
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Oui, par exemple à partir de mails conflictuels récents et via jeux de rôles, sur "je prends le téléphone". L'objectif : montrer que parler est plus efficace pour régler les problèmes.
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Une source de stress
Plusieurs études démontrent que la réception d'emails est source de stress. Que faites-vous pour réduire cet effet nocif ?
Vous définissez, avec votre équipe, des délais standards de réponses.
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Oui. Le stress vient en effet du sentiment d'urgence "répondre immédiatement". Autoriser un délai de réponse connu de tous permet d'alléger la pression.
Vous organisez une formation à la gestion du stress.
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Mieux vaut d'abord déterminer avec l'équipe des règles de réponses pour réduire le sentiment d'urgence lié au mail.
Vous demandez à votre équipe de ne répondre qu'aux mails de haute importance.
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Risqué car ils peuvent passer à côté d'une information importante. Et cela ne réduirait pas forcément le stress.
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