re-cadrage en réunion : canaliser des bavards

Difficile de résister à la tentation du "taisez-vous !" lorsque certains participants discutent entre eux...Comment affirmer sa position d'animateur avec habileté ?
À retenir : 3 points clés
Eviter le piège d'interprétation
Les participants bavardent, font autre chose...et l'on pense "quel manque de politesse, de respect !". Cette interprétation des comportements nous dessert puisqu'elle donne à notre ton celui du jugement et de l'accusation. Certes, l'absence d'attention peut être vue comme une incivilité : pourtant, elle est aussi, tout simplement, l'expression d'autres préoccupations, d'un besoin de "décompresser" et ne vise pas l'animateur ni le groupe. Cela ne signifie pas qu'il faut l'accepter mais qu'elle ne mérite pas d'être traitée comme une attaque.
Exprimer clairement la demande
Que veut-on lorsque l'on anime une réunion ? L'attention, la participation canalisée de chacun pour atteindre l'objectif et respecter le cadre posé au départ.
C'est ce qui doit être rappelé avec clarté, précision et calme. C'est une demande légitime.
"Vous n'écoutez pas" ou "s'il vous plaît" ne sont pas nécessaires. Mieux vaut aller à l'essentiel, dans un sens positif, en s'engageant personnellement : "j'ai vraiment besoin de votre attention pour ...".
Solliciter la prise de position
Une fois la demande formulée, on peut amener les participants à se positionner : sont-ils prêts à nous suivre ? Si oui, alors ils s'engagent à "jouer le jeu" selon ses règles et un simple regard ou mouvement de tête suffira à leur rappeler, si nécessaire, au cours de la réunion. Sinon, ils préfèreront la quitter et cela se fera sans heurts inutiles.
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3   Discussion en aparté
Des participants de votre réunion bavardent entre eux depuis plusieurs minutes. Que faites-vous ?
Vous vous taisez en les regardant.
Probablement insuffisant ou efficace seulement temporairement.
Vous préférez ne pas intervenir : ils parlent tout bas et ne perturbent pas la réunion.
Même s'ils ne perturbent pas le groupe, les laisser bavarder montrerait que vous ne cadrez pas la réunion.
Vous vous adressez à eux : "je suis embêté que vous ne discutiez que tous les deux car l'avis de chacun va être important. Puis-je compter sur votre participation ?".
Oui, vous exprimez avec assertivité ce que vous observez et attendez.
Vous leur demandez "qu'en pensez-vous ?".
Action ponctuelle qui peut être utile mais pas suffisante.
2 / 3   1ère intervention sans effet
Vous avez demandé 2 fois à des participants qui bavardaient de s'impliquer dans la réunion. Ils acquiescent mais continuent de discuter. Que faites-vous ?
Vous les regardez fixement pour qu'ils comprennent que cela ne peut pas durer.
Probablement insuffisant.
Vous leur dites calmement : "si je ne réussis pas à mobiliser votre attention, je préfère que vous quittiez la réunion".
Approche diplomate mais vous pouvez tenter une dernière fois de les impliquer (cf. réponse 3)
Vous leur dites calmement : "je ne réussis pas à mobiliser votre attention, préférez-vous quitter la réunion ?".
Oui, c'est une intervention assertive et la balle est dans leur camp.
Vous les questionnez : "ce que je dis ne vous intéresse pas ?".
Question peu utile car ils vous répondront "si" pour être tranquilles.
3 / 3   Capter l'attention ?
L'ordre du jour de votre réunion n'est pas captivant et les participants risquent de discuter entre eux. Quelle est selon vous la meilleure des 3 introductions ?
Notre réunion va durer 1H30. Je vais m'efforcer d'aller à l'essentiel.
Propos rassurant mais vous pourriez aussi exprimer votre attente.
Je vais aborder les 3 points annoncés dans l'ordre du jour, n'hésitez pas à m'interrompre si vous avez des questions.
Vous les invitez à la dispersion.
Je sais que l'ordre du jour n'est pas des plus attractifs pour vous et je vais d'abord vous donner les informations essentielles. Ai-je votre complète attention ?
Oui, vous anticipez la difficulté et suscitez l'engagement.
On va traiter d'un sujet difficile, j'ai besoin que vous soyez très attentifs et que vous ne discutiez pas entre vous.
C'est une reproche pas anticipation !
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