Engager le collaborateur à préparer l'entretien
Préparer l’entretien d’évaluation annuel
L’entretien annuel d’évaluation donne le ton de l’année à venir. Comment
prendre le temps de le préparer pour qu'il tienne réellement ses
promesses ?
Je compare
À retenir : 3 points clés
L'Entretien annuel est une co-construction : le collaborateur dresse et
formule son propre bilan de l'année écoulée, suggère des pistes de
progrès, des objectifs, exprime des souhaits quant à
l'avenir etc. C'est pourquoi sa préparation est aussi
essentielle que celle du manager.
Il est parfois important de le lui rappeler, voire de valider avec lui quelques jours avant l'entretien qu'il aura travaillé les points clés de l'entretien.
Il est parfois important de le lui rappeler, voire de valider avec lui quelques jours avant l'entretien qu'il aura travaillé les points clés de l'entretien.
Rassembler les informations utiles
Des informations sont indispensables à la préparation de l'entretien :
. le support / les conclusions de l'année passée pour se remettre en tête les commentaires principaux et objectifs
. les notes prises tout au long de l'année durant les points de suivi (autrement, on a tendance à n'appuyer les remarques et exemples que sur les dernières semaines !)
. s'il y a lieu, les motifs de non-réalisation de formations demandées, de non-mobilité ou évolution. Informations à recueillir auprès des Ressources Humaines.
. le support / les conclusions de l'année passée pour se remettre en tête les commentaires principaux et objectifs
. les notes prises tout au long de l'année durant les points de suivi (autrement, on a tendance à n'appuyer les remarques et exemples que sur les dernières semaines !)
. s'il y a lieu, les motifs de non-réalisation de formations demandées, de non-mobilité ou évolution. Informations à recueillir auprès des Ressources Humaines.
Réfléchir à partir d'une check-list de questions clés et/ou inhabituelles
D'une année à l'autre, pour sortir du strict canevas habituel, il peut
être intéressant de se poser de nouvelles questions ou d'approfondir
celles proposées par le support d'entretien de
l'entreprise.
Par exemple : "quelle est la qualité que j'apprécie le plus chez ce collaborateur et dont je ne lui ai pas encore parlé ? Comment pourrait-on valoriser son travail ? Comment pourrions-nous rendre notre collaboration encore plus efficace ? etc.
Une check-list de questions vous est proposée dans le conseil du coach ci-dessous.
Par exemple : "quelle est la qualité que j'apprécie le plus chez ce collaborateur et dont je ne lui ai pas encore parlé ? Comment pourrait-on valoriser son travail ? Comment pourrions-nous rendre notre collaboration encore plus efficace ? etc.
Une check-list de questions vous est proposée dans le conseil du coach ci-dessous.
Je m'entraîne
Votre collaborateur vous annonce en début d’entretien que, faute de temps, il ne l’a pas préparé. Que faites-vous ?
Vous trouvez que ce n’est pas une excuse et lui dites : "Alors on ne peut pas maintenir l’entretien. On va le reporter à la semaine prochaine et je te demande cette fois-ci de l’avoir préparé". ⚠
Reporter l’entretien peut être nécessaire mais infructueux. En effet, il est d’abord utile de creuser les raisons de la non-préparation, le manque de temps étant rarement la seule. Le collaborateur ne voit-il pas l’intérêt de l’entretien ? Ne sait-il pas quoi préparer ou dire ? Autant de freins à lever avant de fixer une nouvelle date.
Vous estimez que ce n’est pas si bloquant car il y a peu de changements à évoquer par rapport à l’année dernière. Vous démarrez l’entretien en le rassurant : "ce n’est pas grave, on échangera au fur et à mesure". ⚠
Ce n’est pas une bonne idée car cela montre au collaborateur que sa préparation n’est pas essentielle et que la teneur de l’entretien sera "comme d’habitude". On risque par ailleurs de se priver d’un échange réfléchi et constructif.
Vous dites à votre collaborateur : "C’est embêtant de mener l’entretien si tu ne l’as pas préparé car il sera moins riche. D’autres raisons que le manque de temps t’ont-elles empêché de le travailler ?" ✓
Cette question est importante. A partir de la réponse du collaborateur, on pourra ou l’aider à dégager du temps ou lui donner des repères pour réfléchir à certaines questions ou lui expliquer voire re-expliquer le sens de cet entretien, ce que l’on attend de lui pour qu’il soit constructif. L’entretien sera alors reporté.
Conseil du coach
Une check-list de questions préparatoires pour le manager
Chronique : Préparer pour laisser une place à la surprise ?
Un rendez-vous au carrefour d'enjeux multiples
Il est des rendez-vous qui méritent un temps de préparation. C'est le cas de l'entretien d'évaluation. Le manager est appelé, au moins une fois dans l'année, à faire
avec chacun de ses collaborateurs le point sur les objectifs, la
contribution passée, les conditions de travail, les aspirations
et à envisager les progrès et développements possibles. Un rituel qui suscite souvent de l'appréhension si l'on tente de l'aborder sans préparation.Or pourquoi devoir « préparer » l'entretien quand le manager peut avoir l'impression de « connaître », par observation quotidienne, les collaborateurs de l'équipe ?
Si la réussite et la chance « ne sourient qu'aux esprits bien
préparés » pour paraphraser Louis Pasteur, alors il est possible
d'affirmer que la valeur ajoutée de l'entretien dépendra du
niveau de préparation du manager et du collaborateur. Se lancer dans un processus d'échange structuré ne s'improvise
pas. Ou alors, pour ceux qui croiraient le contraire, cela supposerait
d'être hautement préparé, comme tout bon improvisateur
qui se respecte !
D'où l'importance de se sentir prêt avant de se lancer dans cet exercice subtil. Se sentir prêt, mentalement et physiquement, c'est-à-dire concentré, à l'écoute, coupé de ses pensées parasites. Bref, une condition sine qua non pour s'assurer de réaliser le prévisible et accepter de faire face à l'imprévisible.
Assurer le prévisible signifie respecter les étapes clés de l'entretien. Accueillir, co-évaluer le travail effectué, échanger autour des objectifs, reformuler et conclure sur les points clés...
Bref, en matière d'entretien d'évaluation, pas d'obligation de résultat mais certainement une obligation de moyens (les étapes clés du processus).
D'où l'importance de se sentir prêt avant de se lancer dans cet exercice subtil. Se sentir prêt, mentalement et physiquement, c'est-à-dire concentré, à l'écoute, coupé de ses pensées parasites. Bref, une condition sine qua non pour s'assurer de réaliser le prévisible et accepter de faire face à l'imprévisible.
Assurer le prévisible signifie respecter les étapes clés de l'entretien. Accueillir, co-évaluer le travail effectué, échanger autour des objectifs, reformuler et conclure sur les points clés...
Bref, en matière d'entretien d'évaluation, pas d'obligation de résultat mais certainement une obligation de moyens (les étapes clés du processus).
Faire face à l'imprévisible, c'est accepter que l'entretien,
dans son format différent de ceux que l'on conduit tout au long de
l'année, soit aussi un moment de
surprise.
Surprise de découvrir des attentes, difficultés, espoirs, frustrations trop discrètement voire jamais dévoilés à ce jour. Surprise d'être questionné sur des sujets inhabituels, de susciter, par ses feedbacks, des réactions inattendues.
Peut-être pourrait-on même considérer qu'un entretien réussi est un entretien lors duquel on a réellement, de part et d'autre, appris quelque chose.
Alors oui, il est essentiel d'être préparé, i.e. être « prêt » pour « parer » à tous les possibles.
Tristan de Fommervault pour Gymnase du Management
Surprise de découvrir des attentes, difficultés, espoirs, frustrations trop discrètement voire jamais dévoilés à ce jour. Surprise d'être questionné sur des sujets inhabituels, de susciter, par ses feedbacks, des réactions inattendues.
Peut-être pourrait-on même considérer qu'un entretien réussi est un entretien lors duquel on a réellement, de part et d'autre, appris quelque chose.
Alors oui, il est essentiel d'être préparé, i.e. être « prêt » pour « parer » à tous les possibles.
Tristan de Fommervault pour Gymnase du Management
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3
La préparation est-elle si importante ?
Vous avez communiqué il y a 15 jours la date de l'EAE à votre collaborateur et lui avez remis les documents utiles à sa préparation.
Vous constatez en début d'entretien qu'il ne l'a pas préparé : "ça ne sert à rien" vous dit-il. Que répondez-vous ?
Vous constatez en début d'entretien qu'il ne l'a pas préparé : "ça ne sert à rien" vous dit-il. Que répondez-vous ?
Si ça sert à quelquechose. Cela permet d'avoir un vrai échange car tu as toi aussi des choses à dire et à demander.
⚠
⚠
Vous avez raison mais avant d'argumenter, mieux vaut connaître les raisons de sa réticence.
Qu'est-ce qui te fait dire que "ça ne sert à rien" ?
✓
✓
Question essentielle pour cerner la nature de la réticence.
Tu aurais pu me le dire lorsque je t'ai remis les documents de préparation.
⚠
⚠
Inutile de revenir sur le passé et cette remarque sera prise comme un reproche.
2 / 3
Nouveau dans l'équipe
Vous devez conduire l’entretien annuel d’un nouveau collaborateur, arrivé dans votre équipe il y a 3 mois. Comment préparez-vous cet échange ?
Vous récupérez son dossier de recrutement, vos notes prises pendant vos points d’activité et préparez un bilan, des objectifs.
✓
✓
Oui, un bilan, même avec un collaborateur récemment arrivé, est essentiel.
3 mois ne suffisant pas à évaluer une contribution, vous préparez les objectifs mais attendrez le prochain entretien pour faire un point. ⚠
Fixer des objectifs est essentiel mais faire un bilan de la période écoulée l'est également..
Vous ne préparez rien de particulier et laissez votre collaborateur faire un état des lieux de sa prise de poste. ⚠
Attention à l’improvisation totale qui manquera nécessairement d’un cadre clair et pourrait prendre un ton de conversation amicale.
3 / 3
Comment aborder le comportement ?
Vous aimeriez dire à Eliot que ses collègues se plaignent de son « mauvais caractère ». Comment vous y prenez-vous ?
Vous rassemblez les quelques mails à ce sujet, pour lui montrer que c’est un avis général. ⚠
Peu de chance de créer un effet positif ! Le collaborateur peut se sentir « agressé » et se défendra.
Vous préparez quelques questions pour démarrer un échange sur sa façon de percevoir l'équipe, de s’y percevoir lui-même. Vous êtes également prêt à formuler un constat synthétique et objectif des faits qui vous posent problème.
✓
✓
Oui, inviter à l’auto-questionnement vous permettra de d'abord comprendre le point de vue d'Eliot. Vous aurez également réfléchi à la façon de présenter votre remarque sur son comportement.
Ce critère n’est pas indiqué dans le support d’entretien, vous ne l'aborderez pas.
⚠
⚠
Aller au-delà du support d’entretien est parfois nécessaire : en pointant un dysfonctionnement, vous aidez Eliot à progresser.
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