Susciter une réflexion sur l'organisation des tâches
Organiser le télétravail
On remet rarement en cause nos façons de
travailler tant que rien ne nous oblige à
le faire ! Comment la mise en place du télétravail peut-elle en être l'occasion et renforcer alors l'efficacité ?
Je compare
Pierre fait un point avec Constance, sa collaboratrice, qui va désormais télétravailler un jour par semaine. Il adopte 2 approches différentes : qu'en pensez-vous ?
À retenir : 3 points clés
Le télétravail est l'opportunité, pour le collaborateur, de
repenser son organisation. On peut alors l'aider à prendre de la hauteur
à l'égard de son fonctionnement habituel : Comment
hiérarchise-t-il ses tâches ? Ce qui était important il y a
quelques mois l'est-il toujours ? Quelles sont les principales actions
qui sollicitent son attention, sa concentration ? Que
pense-t-il de son efficacité ? Comment imagine-t-il la renforcer
? Y-a-t-il pour lui des tâches qui se prêteront plus volontiers au
télétravail ?...
S'accorder sur la notion d'efficacité
L'habitude, la pression du temps, des urgences... et l'on perd
parfois de vue ce qu'est pour nous une "organisation efficace". C'est un
sujet qui mérite d'être soulevé avec le collaborateur
pour s'assurer que l'on partage une certaine conception de
l'efficacité.
Si le partage n'est pas si évident, alors le moment est venu de définir plus clairement ce qui est attendu.
Co-construire des objectifs qualité
Revoir une organisation est aussi l'opportunité de mener une
réflexion sur le pourquoi et le comment. Qu'attend-on, notamment sur le
plan de la qualité ? Qu'est-ce qui nous permettra,
ensemble, d'être satisfait du travail réalisé et de la façon
dont il a été réalisé ?
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3
Quel mode de suivi ?
Emilie a opté pour le télétravail; vous en profitez pour mettre en place un plan de suivi de son activité globale. Que faites-vous ?
Vous lui proposez des points hebdomadaires afin d'échanger sur les tâches en cours. ⚠
Pourquoi pas mais cela ne rend pas Emilie très moteur. Et échanger sur les tâches ne constitue pas un réel cadre.
Vous lui demandez : "quels sont selon toi les principaux jalons à poser pour suivre l'atteinte de tes objectifs ?" ✓
Question essentielle : c'est à Emilie de vous proposer un mode de suivi. Celui-ci a d'autant plus de sens qu'il est relié à des objectifs précis.
Vous lui dites : "je te laisse carte blanche pour t'organiser et me tiens à ta disposition si tu as besoin de moi". ⚠
OK pour la confiance mais poser des jalons avec Emilie renforcerait ses chances de succès. Le risque ? Qu'elle ne vous sollicite qu'en cas de grande difficulté.
2 / 3
Points de suivi ?
Vous managez un collaborateur très expérimenté et autonome depuis plusieurs années. Devez-vous prévoir, dans le cadre du télétravail, des points de suivi avec lui ?
Ce n'est pas nécessaire car il n'a pas besoin d'être suivi dans la réalisation de ses tâches, même en télétravail. ⚠
Même si ce collaborateur réalise parfaitement son travail, prévoir des points de suivi est utile et ce, indépendamment du télétravail : ils seront des temps privilégiés pour partager des questions, des idées dans un but d'amélioration continue.
Des points de suivi sont utiles, même pour un collaborateur expérimenté; ils seront en revanche plus espacés que pour des collaborateurs juniors ou moins autonomes. ✓
Oui, vous pouvez, qu'il y ait télétravail ou non, définir avec le collaborateur ce que serait un rythme pertinent pour faire des points sur l'activité (ce qui va, ce qui va moins bien, ce qui peut être amélioré...).
Non, le collaborateur risquerait de mal les percevoir et de se braquer. ⚠
Au contraire, si le contenu et le rythme des points sont adaptés, il peut les percevoir comme un signe d'attention.
Les points de suivi, dans le cas d'un collaborateur expérimenté, peuvent être l'entretien annuel et un entretien de mi-année. ⚠
Ce n'est pas le but de l'entretien annuel qui est par ailleurs plus qualitatif s'il fait suite à des points tout au long de l'année.
3 / 3
Temps de déconnexion
John aimerait consacrer sa journée de télétravail à la réalisation de tâches demandant de la concentration. Il vous prévient qu'il se déconnectera (messagerie, téléphone) pendant 2 heures en début de matinée. Qu'en pensez-vous ?
Vous craignez qu'il en profite pour se mettre tardivement au travail. ⚠
Peu probable et vous le saurez rapidement si vous mettez en place un suivi de l'atteinte des objectifs. Vous misez ici sur le résultat, pas sur le temps passé.
C'est une bonne idée. John sera en effet plus efficace s'il n'est pas sollicité. ✓
Oui si son poste le permet (notamment pas de hot line à assurer), c'est le principe de la loi de Carlson : une tâche réalisée en continu demande moins de temps et sera de meilleure qualité.
Ce n'est pas possible : on doit pouvoir le joindre à tout moment. ⚠
Est-ce si sûr ? Si certaines tâches de John demandent de la concentration, il doit pouvoir se déconnecter pour être efficace. En revanche, vous devrez peut-être voir avec lui : est-ce le meilleur moment ? Comment assure-t-il son back-up ?...
Vous refusez car ce serait la porte ouverte à d'autres demandes. ⚠
C'est possible mais la déconnexion réfléchie, à un moment choisi et pour une activité spécifique est parfois une condition de l'efficacité.
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