Gérer ses priorités

Est prioritaire ce qui a le droit de passer en premier. Ainsi, gérer son temps, c'est d'abord savoir ce qui mérite d'être fait. Mais s'agit-il vraiment de gérer son temps ou de se gérer soi-même ?
À retenir : 3 points clés
Décider soi-même de ce qui est important
Ce ne sera un scoop pour personne : c'est notre difficulté à distinguer l'important de l'urgent qui désorganise notre agenda.
Or, comme le soulignait Dwight D. Eisenhower, 34ème président des USA : "Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important".
Un premier réflexe à développer : se demander régulièrement "ce que je m'apprête à faire est-il bien ce qui est, au moment où je vais le faire, le plus important au regard de la mission que j'ai à accomplir ?".
Pour aller plus loin, consulter le Conseil du Coach.
Résister à la tyrannie de l'urgence
L'urgence est ce qui nous pousse, nous presse. "Les tâches urgentes réclament une intervention immédiate… L'attrait momentané qu'elles exercent les rend irrésistibles et importantes et elles dévorent toute notre énergie. Mais avec le recul, leur importance illusoire s'estompe. Il nous reste une sensation de perte et nous nous souvenons des tâches vitales que nous avons laissées de côté. Nous comprenons que nous sommes devenus esclaves de la tyrannie de l'urgence ". Charles Hummel, La Tyrannie de l'urgence
Pour s'entraîner à résister, 3 questions :
. Vais-le faire parce que c'est vraiment urgent ou parce que c'est une solution de facilité ?
. Que se passera-t-il réellement si je ne cède pas au sentiment d'urgence ?
. Pendant que j'accomplirai cette tâche dite urgente, qu'est-ce que je laisserai de côté ?
Adopter la loi de Parkinson
La loi de Parkinson expose le principe de la dilatation du temps : " Le travail s'étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ". Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus celle-ci prend du temps.
Pour la mettre en pratique : déterminer un " budget temps " qu'il est raisonnable de consacrer à une activité donnée et le respecter.
Un 1er terrain d'expérimentation pourrait être les réunions : diminuez de moitié la durée habituelle d'une réunion et observez l'effet produit...
Je m'évalue
Voici maintenant 3 questions pour tester vos acquis.
A chaque question une seule bonne réponse mais attention, il y a parmi les réponses possibles, une "presque bonne" qui pourrait vous faire hésiter !
1 / 3   Première question d'organisation ?
Vous vous apprêtez à planifier une tâche dans votre agenda : quelle principale question vous posez-vous ?
Combien de temps dois-je lui consacrer ?
Question importante mais dans un 2ème temps.
Comment dois-je m'y prendre ?
Réflexion utile mais après la question 3.
Cette tâche est-elle effectivement importante au regard de ma mission et/ou de mes objectifs ?
Oui, c'est la question du "pour quoi " avant le "comment".
Puis-je la déléguer ?
Pourquoi pas mais après vous être posé la question 3.
2 / 3   Une urgence !
10H15. Votre N+1 vous sollicite : "j'ai besoin de ces éléments pour 14H". Or, vous travaillez déjà sur le dossier JK, important et urgent. Que lui répondez-vous ?
Mais je ne peux pas travailler là-dessus pour cet après-midi, je dois donner mes réponses sur le dossier JK.
Mieux vaut discuter avec votre N+1 de l'impact de sa demande. C'est une démarche plus constructive.
OK, je m'en occupe, mais le timing est vraiment serré !
Dommage ! Vous vous mettez la pression sans partager les conséquences de cette nouvelle urgence.
Préparer ces éléments pour cet après-midi implique que je reporte ma réponse dans le dossier JK. OK pour toi ?
Oui, vous exposez clairement l'alternative et vous assurez du soutien de votre N+1.
Tu aurais dû me le demander plus tôt, j'aurais pu m'organiser.
Inutile ! Mais vous pouvez revoir votre façon de travailler ensemble pour éviter à l'avenir ce type de situations.
3 / 3   Pour gérer vos priorités...
Vous décidez de mieux gérer vos priorités. Parmi les 3 actions suivantes, laquelle vous semble la plus efficace ?
Traiter les demandes au fur et à mesure.
A éviter ! Le traitement en temps réel vous empêche de hiérarchiser et de vous concentrer sur l’important.
Allouer un « budget temps », le plus court possible, à chaque tâche.
Oui, vous respecterez la loi de Parkinson : en vous donnant des limites, vous vous conditionnez à être efficace. Par exemple, la durée des réunions peut souvent être réduite de 30 à 50% !
Se déconnecter (téléphone, mail…) 1 jour entier par semaine.
Bonne idée.mais 1 jour par semaine est ambitieux ! Plus réaliste : des plages de déconnexion de 2H ou des demi-journées.
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